L’origine des systèmes de pointage remonte à la fin du 19è siècle, suite à la révolution industrielle. Les entreprises étant devenues de plus en plus grandes, il devenait nécessaire de développer un système simple pour comptabiliser les heures effectives de travail des employés. De nos jours, la problématique reste la même, mais les technologies ont bien évolué, et la pointeuse mécanique a laissé sa place aux systèmes de badgeuses électroniques qui permettent bien plus que la simple prise en compte des heures de travail.
Le Badgeage, qu’est ce que c’est ?
Derrière ce terme étrange se cache une action très simple, celle d’enregistrer son temps de présence au travail à l’aide d’un badge RFID. Le badge, personnalisé pour chaque employé, doit être présenté devant un lecteur (la badgeuse) qui enregistre les entrées et sorties du personnel (prises de poste, pauses, etc). Cela semble anodin mais pour des grandes entreprises, comptant des centaines voire des milliers d’employés, c’est un système indispensable pour la gestion du personnel et des fiches de paie.
Le fonctionnement d’un système de badgeage
Le pointage via un système de badgeuse repose sur deux choses, un identifiant électronique (nom, prénom, poste) et un lecteur pour recueillir les données.
L’identifiant
Malgré son nom, le badgeage ne se fait pas uniquement via un badge. En effet, le pointage des employés peut se faire avec un téléphone portable via un application dédiée ou avec un ordinateur (badgeage virtuel). Ces deux solutions alternatives sont beaucoup moins répandues que le badge classique mais elles offrent l’avantage de pouvoir être utilisées dans le cadre de travail à domicile ou pour les travailleurs nomades.
La saviez vous ?
Depuis 2012, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Liberté) a interdit l’utilisation de badgeuses biométriques en France pour l’enregistrement des heures de travail. Ce système n’est donc utilisé que pour le contrôle d’accès. Cette interdiction a fortement profité aux systèmes de pointage avec un badge RFID.
Le lecteur
Le lecteur est un boîtier doté d’une antenne RFID pouvant lire les informations contenues sur les badges des employés. Les données sont automatiquement envoyées et traitées via un logiciel de gestion des temps de travail. Ce système est une bénédiction pour les responsables des ressources humaines qui n’ont plus à collecter manuellement, chaque jour, les heures de travail des employés.
Les avantages d’un système de badgeage
Si les systèmes de pointage sont aussi répandus c’est bien parce qu'ils offrent de nombreux avantages que ce soit pour l’employeur ou les employés.
Toute d’abord, la badgeuse remplit une fonction administrative et légale. En effet les entreprises sont obligées de justifier avec précisions les horaires de travail effectifs de leurs employés. Il est légalement possible de le faire manuellement mais cela devient presque impossible pour les grandes entreprises.
Ensuite, du point de vu de l’employeur, elle permet de mieux contrôler les retards et temps de pause des salariés mais aussi la gestion des congés et des absences. De plus, elle simplifie grandement le travail des RH notamment pour la gestion de la paie et limite grandement les erreurs.
Du point de vue des employés, le système de badgeuse permet de consulter facilement sur le terminal ses heures effectuées, ainsi que de fournir un justificatif fiable de son temps de travail, notamment pour les heures supplémentaires.
La badgeuse remplit également une fonction sociale en fournissant un système neutre, irréfutable et équitable entre les salariés. Tout le monde est logé à la même enseigne et cela évite les tensions entre les employés sur les questions des retards ou des temps de pause.
Il est important de noter que les avantages liés à l’utilisation d’un système de pointage sont proportionnels à la taille de votre entreprise. Plus celle-ci comporte d’employés, plus la badgeuse devient indispensable. Inversement, pour les petites entreprises, il peut être plus économique de rester sur un système de pointage manuel.
Dernier point, la badgeuse fait aussi office de système de contrôle d’accès. En effet elle permet de s’assurer que seuls les employés dotés d’un badge peuvent accéder aux zones réservées au personnel. De plus elle permet d’identifier qui est présent dans les locaux et à quel moment.
Les équipements utiles pour votre système de badgeage
Comme nous l’avons vu, la plupart des systèmes de pointage fonctionnent avec des badges RFID. Il existe plusieurs solutions pour votre approvisionnement en badges.
Pour les entreprises de petite et moyenne taille - les PME - il est préférable de passer par une entreprise spécialisée dans la production de badge comme Elliaden qui propose un service d’impression de carte personnalisées.
Pour les entreprises de grandes tailles, nécessitant un gros volume de badges, il est intéressant d’investir dans un système d’impression autonome. Il existe de nombreux modèles d’imprimantes pour badges plastiques pouvant produire rapidement et simplement des badges d’identification et des badges d’accès sécurisés et personnalisés. Ainsi, vous êtes beaucoup plus flexible dans votre production de badges, que ce soit pour des intervenants extérieurs, de nouveaux employés, ou pour remplacer les badges perdus.
Pour en savoir plus sur les imprimantes à badges plastiques, consultez cet article
GUIDE DES IMPRIMANTES À CARTES PLASTIQUE
La perte des badges (ou leur détériorations) est le principal problème de ce système. Un badge perdu représente un coût supplémentaire mais également une faille de sécurité. Il est donc important de sensibiliser le personnel sur l’importance du badge. De plus il est recommandé de fournir aux employés des accessoires pour badges comme des cordons tour de cou ou des zips enrouleurs afin de diminuer les risques de pertes, ainsi que des porte badges pour les protéger de l’usure.
Vous pouvez retrouver plus d’informations sur les accessoires pour badges dans ces articles
TOURS DE COU PORTE BADGE : LE GUIDE POUR BIEN CHOISIR
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